Kontaktformular
Stellenbörse
Newsletter
Stage Datenschutz

Datenschutzinformation gemäß Artikel 13 DSGVO - Microsoft 365

English version below.

Datenschutzinformation gemäß Artikel 13 DSGVO 

Wir informieren Sie gem. Artikel 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Nutzung der durch Jungheinrich bereit gestellten Microsoft 365 Plattform (kurz „M365“). Im weiteren Text wird „Jungheinrich AG“ stellvertretend für alle Jungheinrich Konzernfirmen genannt. Weitere Datenschutzinformationen zu M365 können den Webseiten von Microsoft entnommen werden (https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement).

Wesentliche Datenschutzinformationen zum Betrieb von M365 

Verantwortlich i.S.d. Artikel 28 DSGVO

Jungheinrich AG, Friedrich-Ebert-Damm 129, 22047 Hamburg, Telefon +49 40 6948-0, Telefax +49 40 6948-1777 ist gegenüber externen Nutzern für den Betrieb datenschutzrechtlich verantwortlich. Vertragspartner der Jungheinrich AG ist die Microsoft Ireland Operations Ltd. aus Dublin, welche M365 als Auftragsverarbeiter i.S.d. Artikel 28 DSGVO für die Jungheinrich AG betreibt.

Datenschutzbeauftragter der Jungheinrich AG

Der Datenschutzbeauftragte der Jungheinrich AG ist unter der oben genannten Anschrift, zu Händen des Datenschutzbeauftragten oder unter datenschutz@jungheinrich.de zu erreichen. 

Verarbeitung und Speicherung der Daten

Die Verarbeitung von Daten mit M365 inkl. der Datenspeicherung erfolgt in der Microsoft Cloud. Die Lokation der genutzten Rechenzentren ist die Europäische Union. 

Zweck der Datenverarbeitung

Zweck der Datenverarbeitung ist die Nutzung einer integrierten, weltweit verbreiteten und zertifizierten Plattform, zur effektiven Zusammenarbeit mit unseren Auftraggebern, Kunden, Behörden und externen Partnern. Der konkrete Zweck der Verarbeitung ergibt sich aus den einzelnen M365 Funktionen, die Jungheinrich den Externen zur Verfügung stellt. 

Rechtsgrundlage i.S.v. Artikel 6 DSGVO zur Datenverarbeitung personenbezogener Daten Externer durch die seitens der Jungheinrich AG bereit gestellte M365-Platform sind i.d.R. 

  • Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DSGVO (Vertragserfüllung) und 
  • Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DSGVO (berechtigte Interessen).

Dies schließt nicht aus, dass die Datenverarbeitung auch aufgrund anderer Rechtsgrundlagen erfolgt, bspw. aufgrund von Einwilligungen nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a DSGVO gegenüber der Jungheinrich AG.

Übermittlung von Daten

Bei den von uns eingesetzten M365 Plattform werden standardgemäß keine Daten in Drittländern gespeichert. Durch Zusatzdienste (z.B. im Rahmen der sog. "Connected Experiences") lässt sich nicht ausschließen, dass Daten auch in Drittländern gespeichert werden, in denen kein angemessenes Datenschutzniveau i.S.d. DSGVO besteht und für die kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht, bspw. aus den USA. In diesen Fällen wird das angemessene Datenschutzniveau über vorab vereinbarte Standarddatenschutzklauseln gewährleistet, die den betroffenen Personen ähnliche Rechte wie in der EU einräumen.

Support im Fall von Störungen

Im Störungsfall arbeitet die Jungheinrich AG vereinzelt mit Support-Dienstleistern zusammen, dies sind die Comparex AG, A SoftwareONE Company, Blochstraße 1, 04329 Leipzig, Germany, sowie Microsoft und Unterauftragnehmern von Microsoft. In sehr seltenen Fällen kann es dabei sein, dass nachgelagerte Support-Mitarbeiter dieser Firmen auch auf sog. personenbezogene Kundendaten auf Speicherbereichen der Jungheinrich AG zugreifen müssen. Dabei ist eine (ggf. teilweise) Kenntnisnahme von personenbezogenen Kundendaten nicht auszuschließen. Der Zugriff kann auch aus Drittländern erfolgen, in denen kein angemessenes Datenschutzniveau i.S.d. DSGVO besteht und für die kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht, bspw. aus den USA. In diesen Fällen wird das angemessene Datenschutzniveau über vorab vereinbarte Standarddatenschutzklauseln gewährleistet, die den betroffenen Personen ähnliche Rechte wie in der EU einräumen. Die vertraglich geltenden Standarddatenschutzklauseln sind im Anhang der Microsoft Bestimmungen für Onlinedienste im Anhang verankert.

Protokollierung

Auch bei M365 erfolgt eine Protokollierung der Logdaten der einzelnen Komponenten zu Zwecken der Administration. Die Protokollierung erfolgt zentralisiert in Rechenzentren der Europäischen Union. Die Zugriffsrechte auf diese Daten sind bei der Jungheinrich AG sehr restriktiv geregelt. Personenbezogene Logdaten werden standardmäßig nach spätestens 180 Tagen gelöscht.

Profiling

Ein Profiling oder eine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO durch die Jungheinrich AG finden beim Betrieb von M365 nicht statt. 

Betroffenenrechte

Recht auf Auskunft:
Sie können von uns jederzeit Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Sie haben das Recht, eine Kopie der Daten zu erhalten, die wir von Ihnen verarbeiten. 

Recht auf Berichtigung, Recht auf Löschung:
Sie haben das Recht, die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen. Sie haben zudem das Recht, die Löschung Sie betreffender personenbezogener Daten von uns zu verlangen, sofern und soweit diese für den Verarbeitungszweck nicht mehr erforderlich sind, wenn Sie Ihre Einwilligung, aufgrund derer die Verarbeitung erfolgte, widerrufen oder einer Verarbeitung widersprochen haben und wenn es an einer anderen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt oder wenn die Verarbeitung unrechtmäßig erfolgt ist. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten auf Ihren Wunsch hin löschen, wenn wir diese Daten nicht zwingend zur Vertragserfüllung benötigen oder zu deren Aufbewahrung gesetzlich verpflichtet sind.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn

  • Sie die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestreiten und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
  • die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
  • wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
  • Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe auf Seiten der Jungheinrich AG gegenüber denen auf Ihrer Seite überwiegen.

Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung zu übermitteln, sofern

  • die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO beruht und
  • die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

Soweit dies technisch machbar ist, haben Sie dabei das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von uns an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden.

Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder des Sitzes des Jungheinrich AG wenden.

Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 s. 1 lit. e) oder f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir werden Ihre vom Widerspruch erfassten Daten dann nicht mehr verarbeiten, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung
Sie haben das Recht, jederzeit eine von Ihnen erteilte Einwilligung in die Datenverarbeitung formlos und ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Dies hat zur Folge, dass die Jungheinrich AG die auf dieser Einwilligung beruhende Datenverarbeitung für die Zukunft nicht mehr fortführen darf, sofern nicht eine anderweitige Rechtsgrundlage dafür gilt. Erfolgt über die von der Jungheinrich AG eingesetzten Komponenten von M365 eine Aufforderung zur Abgabe einer Einwilligung gegenüber Microsoft bei der dienstlichen Nutzung (bspw. im Rahmen von Updates), gilt diese Einwilligung aufgrund von Vereinbarungen der Jungheinrich AG mit Microsoft als nicht erteilt

Bitte richten Sie sämtliche Anfragen in Bezug auf die Geltendmachung Ihrer Rechte an unseren Datenschutzbeauftragten unter den oben angegebenen Kontaktmöglichkeiten.

English version: Data protection information in accordance with Article 13 GDPR

In accordance with Article 13 of the General Data Protection Regulation (GDPR), we hereby inform you about the processing of your personal data when using the Microsoft 365 platform (M365 for short) provided by Jungheinrich. In the following text, "Jungheinrich AG" is referred to as a representative of all Jungheinrich Group companies. Further data protection information on M365 can be found on the Microsoft website (https://privacy.microsoft.com/en-us/privacystatement). 

Essential data protection information for the operation of M365 

Responsible according to Article 28 GDPR

Jungheinrich AG, Friedrich-Ebert-Damm 129, 22047 Hamburg, Germany, telephone +49 40 6948-0, fax +49 40 6948-1777 is responsible for the data protection of external users. The contractual partner of Jungheinrich AG is Microsoft Ireland Operations Ltd. from Dublin, which operates M365 as a data processor according to Article 28 GDPR for Jungheinrich AG.

Data Protection Officer of Jungheinrich AG

The data protection officer of Jungheinrich AG can be contacted at the above address, for the attention of the data protection officer or at datenschutz@jungheinrich.de. 

Processing and storage of data

The processing of data with M365, including data storage, takes place in the Microsoft Cloud. The location of the data centers used is the European Union. 

Purpose of data processing

The purpose of the data processing is the use of an integrated, globally distributed and certified platform for effective cooperation with our clients, customers, authorities and external partners. The specific purpose of the processing results from the individual M365 functions that Jungheinrich makes available to external parties. 

The legal basis according to Article 6 GDPR for the processing of personal data of external parties through the M365 platform provided by Jungheinrich AG is generally as follows 

  • Article 6 paragraph 1 sentence 1 letter b GDPR (contract performance) and 
  • Article 6 (1) sentence 1 letter f GDPR (legitimate interests).

This does not exclude that the data processing is also carried out on the basis of other legal grounds, e.g. on the basis of consent pursuant to Article 6 (1) sentence 1 letter a GDPR with Jungheinrich AG.

Transfer of data

With the M365 platform used by us, no data is stored in third countries by default. Through additional services (e.g. as part of the so-called "Connected Experiences"), it cannot be ruled out that data is also stored in third countries in which there is no adequate level of data protection within the meaning of the GDPR and for which there is no EU Commission adequacy decision, e.g. from the USA. In these cases, the adequate level of data protection is ensured by means of standard data protection clauses agreed in advance, which grant the data subjects rights similar to those in the EU.

Support in the event of malfunctions

In the event of faults, Jungheinrich AG occasionally works together with support service providers, these being Comparex AG, A SoftwareONE Company, Blochstraße 1, 04329 Leipzig, Germany, as well as Microsoft and subcontractors of Microsoft. In very rare cases, downstream support employees of these companies may also need to access so-called personal customer data on storage areas of Jungheinrich AG. In this case, (possibly partial) access to personal customer data cannot be ruled out. Access can also take place from third countries in which there is no adequate level of data protection within the meaning of the GDPR and for which there is no adequacy decision by the EU Commission, e.g. from the USA. In these cases, the adequate level of data protection is ensured by means of standard data protection clauses agreed in advance, which grant the data subjects rights similar to those in the EU. The contractually applicable standard data protection clauses are anchored in the Annex to the Microsoft Provisions for Online Services.

Logging

M365 also logs  data of the individual components for administration purposes. Logging is centralized in data centers in the European Union. Access rights to this data are very restrictively regulated at Jungheinrich AG. Personal log data is deleted by default after 180 days at the latest.

Profiling

Profiling or automated decision-making in accordance with Article 22 GDPR by Jungheinrich AG does not take place when operating M365. 

Data subject rights

Right of access
You can request information about your personal data processed by us at any time. You have the right to obtain a copy of the data that we process from you.

Right to rectification, right to erasure
You have the right to request the correction of incorrect or incomplete personal data concerning you.
You also have the right to request deletion of personal data concerning you if and to the extent that they are no longer necessary for the purpose of processing, if you have withdrawn your consent on which the processing was based or if you object to the processing and if there is no other legal basis for processing or if the processing was unlawful. We will delete your personal data at your request if we do not absolutely need these data to fulfil the contract or are legally obliged to store them.

Right to restriction of processing
You have the right to request us to restrict the processing of your personal data if

  • you contest the accuracy of the personal data for a period of time that enables us to verify the accuracy of the personal data;
  • the processing is unlawful and you refuse to delete the personal data and request the restriction of their use instead;
  • we no longer need the personal data for the purposes of processing, but you require them for the establishment, exercise or defence of legal claims or
  • you have objected to the processing pursuant to Art. 21(1) GDPR pending the verification whether the legitimate grounds of the Jungheinrich AG override those on your side.

Right to data portability
You have the right to receive the personal data concerning you, which you have provided to us, in a structured, commonly used and machine-readable format and have the right to transmit those data to another controller without hindrance, where:

  • the processing is based on consent pursuant to point (a) of Art. 6(1) sentence 1 lit. a) or Art. 9(2) lit. a) or on a contract pursuant to point (b) of Article 6(1) sentence 1 lit. b) GDPR and
  • the processing is carried out by automated means.

You have the right to have the personal data transmitted directly from us to another controller, where technically feasible.

Right to appeal
Right to complain to a supervisory body. You can usually apply to the supervisory body for your usual place of residence or place of work or for our company headquarters.

Right to object
You have the right to object, on grounds relating to your particular situation, at any time to processing of personal data concerning you which is based on Art. 6(1) sentence 1 lit. e) or f) GDPR. We will then no longer process your personal data unless there are compelling legitimate grounds for the processing which override your interests, rights and freedoms or the processing is used for the establishment, exercise or defence of legal claims.

Right to withdraw consent
You have the right to withdraw your consent to data processing at any time, informally and without giving reasons. The withdrawal does not affect the legality of the processing carried out up to that point.

This has the consequence that Jungheinrich AG may no longer continue the data processing based on this consent in the future, unless there is another legal basis for it. If a request for consent is made to Microsoft via the M365 components used by Jungheinrich AG for business use (e.g. in the context of updates), this consent shall be deemed not to have been given on the basis of agreements between Jungheinrich AG and Microsoft

Please direct all inquiries regarding the assertion of your rights to our Data Protection Officer under the contact options indicated above. 

Haben Sie Fragen?